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文書デジタル化の流れと基本費用

文書のデジタル化に伴い、作業対象文書の内容、御社の要件、文書の種類を確認し、作業内容を打ち合わせ、決定します。

文書デジタル化

1.お打ち合わせ

作業対象文書の種類等の確認

変換ファイルや品質の確認

※場合によっては、事前変換テストをさせていただきます。

2.文書預かり

作業対象対象文書をお預かり

画像ファイル形式の場合は、受け渡し方法を確認

※ 対象文書が持ち出し不可の場合、現地作業も可能。

3.文書チェック

預かり文書の確認

抜き出しサンプルによるスキャニングやOCR認識精度の確認

 

4.仕分け

正確かつ効率的な作業のための文書仕分け

5.スキャニング

高速スキャナでのスキャン作業

6.OCR処理

打ち合わせた要件に合わせた、OCR処理およびファイル変換作業

7.作業後確認

要件に合った作業結果の確認

8.納品

​指定された方法にてお客様に納品

様々な書類に対応します。

文書デジタル化

デジタル化サービスに含まれていませんが、付随する業務も柔軟に対応します。

 

スキャニング後の紙文書の廃棄

スキャニング後の紙文書の廃棄を希望される場合、廃棄まで請け負います。

セキュリティ基準を満たした古紙再生工場で廃棄します。

廃棄のタイミングまで、弊社保管庫にて厳重に保管します。

廃棄後、廃棄証明書を発行します。

 

外部倉庫への移管

スキャニング後の紙文書の倉庫保管を希望される場合、倉庫会社のご提案もいたします。

スキャニング後、そのまま倉庫へ移管します。

 

スキャニング作業における対象文書の選別(抜き出し)

お預かりする紙文書の内、スキャニング対象外の文書が含まれていても問題ありません。どれをスキャニングしないかあらかじめ協議したうえで、スキャニング対象のものだけを選別して作業をおこなうことも可能です。

 

紙文書にかかる業務プロセスそのものの代行

申請書や申込書の受付から、点検、電子化、データ入力、不備対応、各種通知発送などの業務プロセスをはじめ、印刷・発送、コールセンター対応までトータルに支援します。

 

データ入力

スキャニングだけでなく、画像データの管理台帳の作成やその他テキストデータの入力もおこなっています。

データ分析

業務分析に必要なデータベースに対応したデータ作成と、分析ダッシュボード​作成も対応可能です。

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デジタル化基本費用

契約書等のビジネス基本書類のデジタル化(検索可能なPDF、Doc、Excelファイル等への変換)作業の基本費用になります。

基本費用

イメージファイルから

JPEG、PNG、TIFF等のイメージファイルから、検索可能なPDF,Doc,Excelファイルに変換

         紙文書から        

普通紙、PPC用紙に印刷された紙文書をスキャンしてからOCR処理を行い、検索可能なPDF、Doc、Excelファイルに変換

   5円 / 1ページ    

    10円 / 1ページ    

OCRの認識精度はイメージ画像の品質、文書のレイアウトやデザインによって違いが出ます。契約書等のレイアウトの単純な文書では90%以上の精度を確保することができますが、デザインの複雑な文書に対しては、事前確認が必要です。

初回お打ち合わせ/お見積もりは無料です。

デジタル化には社内要件、法的要件に従うことが重要課題になります。そのための対象文書、証票等の内容を確認することと、要件の確認が必要になります。そのための初回お打ち合わせは無償で行います。

​仕分け作業や、出張作業が必要な場合は別途費用が発生しますので、お見積もりにて対応させていただきます。

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